Выполняя любые действия, нужно помнить о двух правилах:
1. В единицу времени вы можете совершать только одно действие;
2. Для каждой единицы времени есть своё эффективное действие.
Начнем с того, что рассмотрим самые распространенные ошибки:
а) Имея большой список задач, люди мечутся между ними. В итоге создается иллюзия действия, а по факту результатов нет;
б) Имея список дел, люди начинают выполнять те, что проще, а не те, которые в данный момент принесут наибольшую пользу;
в) Имея огромный список задач и хвостов, люди ничего не делают. Они включаются в процесс, когда по какому-либо делу приближается дедлайн. Они живут в постоянном аврале, но эффект от выполненных дел уже не тот. Как говорится, поезд ушел.
Как же надо подходить к поставленным задачам?
Вы наверняка слышали о том, что сначала надо «съедать» самых крупных и противных «лягушек», т.е. выполнять самые сложные и большие дела. У меня другой подход, и сейчас я его опишу.
Разделяем дела на 2 группы. Первая – одноэтапные дела, т.е. сделал, получил результат и точка.
Вторая – многоэтапные дела. Это масштабные задачи и проекты, в которых участвуют несколько человек, в том числе и вы.
Условно присваиваем задачам цвета. Я использую красный и зелёный. Красный – задачи со сроком выполнения. Зелёный – без срока.
Расставляем приоритеты. На первое место ставятся красные дела из 2-ой группы. На второе место красные дела из 1-ой группы. Далее зелёные из 2-ой и 1-ой соответственно.
Описанные выше пункты – это скелет системы приоритетов. Но всегда есть отступления, к примеру: появление более одного красного дела из 2-ой группы. Их может быть 2, 3, 4 и т. д. С другими группами также. В итоге образуется такой неподъемный объём задач, что вы можете впасть в ступор, начать нервничать, дергаться и просто не сможете что-либо делать.
Как выходить из таких ситуаций?
1. Реально оценивайте свои силы и возможности. Старайтесь определить свою производительность и брать на себя посильную ношу. Если чувствуете, что переоценили свои силы, то откажитесь или заморозьте некоторые дела.
2. Оцените, какие результаты принесут вам максимальную выгоду в тот или иной момент времени. Как говорится, всему свое время. Подумайте, может, некоторые дела в данный момент времени неактуальны, не нужно тратить силы на их выполнение просто для галочки.
3. Делегируйте. Если у вас, конечно, есть такая возможность. Не бойтесь перепоручать дела, учитесь это делать, учитесь ставить задачи перед другими людьми. Даже если у вас нет подчиненных, и вы не пользуетесь услугами фрилансеров, обратите внимание вот на что: не выполняете ли вы какие-либо дела в качестве посредника? Если данное посредничество не приносит вам пользы, откажитесь от него. Это могут быть письма, которые вы просто пересылаете, просьбы, которые передаете и т.д.
4. Автоматизируйте. Некоторые дела можно автоматизировать. К примеру, разного рода оплаты, взносы и абонентские платы можно проводить автоматически, используя банковские карты.
Расставляя приоритеты, помните еще одно важное правило, которое реально работает практически во всех сферах жизни, – это правило Парето, или 20/80.
20% дел приносят 80% результатов;
20% клиентов приносят 80% прибыли;
Используйте это правило. Сосредотачивайтесь на 20% дел, выполняйте их, и переходите к следующей двадцатке.
Если вы все еще скептически смотрите на разного рода планирования, помните, что план есть всегда. И если он не ваш – значит, чей-то чужой. Но тогда вы являетесь винтиком в чужом механизме. Я же сторонник того, чтобы выстраивать свой механизм.
Павел Фолькман
